12 ΙΟΥΝΙΟΥ 2019

Εγκυκλοπαίδεια διαχείρισης εγκαταστάσεων

Η διαχείριση εγκαταστάσεων είναι ο συντονισμός του φυσικού χώρου εργασίας με τους ανθρώπους και το έργο ενός οργανισμού. Είναι η ενοποίηση της διοίκησης επιχειρήσεων, της αρχιτεκτονικής και των επιστημών συμπεριφοράς και μηχανικής. Με τους πιο βασικούς όρους, η διαχείριση εγκαταστάσεων περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες που σχετίζονται με τη διατήρηση ενός πολύπλοκου λειτουργικού συστήματος. Οι εγκαταστάσεις περιλαμβάνουν παντοπωλεία, καταστήματα αυτοκινήτων, αθλητικά συγκροτήματα, φυλακές, κτίρια γραφείων, νοσοκομεία, ξενοδοχεία, καταστήματα λιανικής πώλησης και όλα τα άλλα ιδρύματα που δημιουργούν έσοδα ή κυβερνητικά ιδρύματα.

Οι ευθύνες που συνδέονται με τη διαχείριση εγκαταστάσεων περιλαμβάνουν συνήθως ένα ευρύ φάσμα λειτουργιών και υπηρεσιών υποστήριξης, συμπεριλαμβανομένων των υπηρεσιών εξυπηρέτησης, ασφάλεια, διαχείριση ακινήτων ή κτιρίων, υπηρεσίες μηχανικού χωροταξικού σχεδιασμού και λογιστικής, υπηρεσίες ταχυδρομείου και αγγελιοφόρων, διαχείριση αρχείων, υπολογιστικών, τηλεπικοινωνιακών και πληροφοριακών συστημάτων και άλλα καθήκοντα υποστήριξης. Είναι έργο του διευθυντή εγκατάστασης να δημιουργεί ένα περιβάλλον που να ενθαρρύνει την παραγωγικότητα, να είναι ασφαλές, να είναι ευχάριστο για τους πελάτες, να ανταποκρίνεται στις κυβερνητικές εντολές και να είναι αποτελεσματικό.

Διαφορετικές επιχειρήσεις και οι διαφορετικές ανάγκες των εγκαταστάσεων τους

Ο όρος «εγκατάσταση» χρησιμοποιείται για να αναφέρεται σε ένα ευρύ φάσμα κτιρίων, συγκροτημάτων και άλλων φυσικών οντοτήτων. «Το μόνο νήμα που ενώνει αυτές τις οντότητες είναι το γεγονός ότι είναι όλα φυσικά μέρη», γράφει ο Alan M. Levitt στον Σχεδιασμό και Ανάκαμψη Καταστροφών: Ένας Οδηγός για Επαγγελματίες Facility. «Μια εγκατάσταση μπορεί να είναι ένας χώρος ή ένα γραφείο ή ένα συγκρότημα γραφείων, ένα δάπεδο ή μια ομάδα δαπέδων μέσα σε ένα κτίριο, ένα ενιαίο κτίριο ή μια ομάδα κτιρίων ή δομών .. Αυτές οι δομές μπορεί να είναι σε αστικό περιβάλλον ή ανεξάρτητες σε προαστιακές ή αγροτικές τοποθεσίες. Οι κατασκευές ή τα κτίρια μπορεί να αποτελούν μέρος ενός σύνθετου πάρκου ή ενός πάρκου γραφείων ή μιας πανεπιστημιούπολης».

Το κλειδί είναι να ορίσετε την εγκατάσταση ως φυσικό χώρο όπου διεξάγονται επιχειρηματικές δραστηριότητες και να κάνετε τα σχέδια διαχείρισης εγκαταστάσεων σύμφωνα με τις ανάγκες και τις απαιτήσεις αυτών των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Εξάλλου, οι ανάγκες μιας αίθουσας κινηματογράφου, ενός μουσείου, ενός νοικοκυριού, ενός κατασκευαστή πλαστικών και μιας τράπεζας μπορούν να διαφέρουν σημαντικά, παρόλο που πιθανόν να υπάρχουν ορισμένες βασικές ανάγκες που όλοι θα μοιραστούν (έπιπλα, χώροι γραφείων, συστήματα κλιματισμού, φωτιστικά κ.λπ.). Η καλή διαχείριση εγκαταστάσεων αφορά την αντιμετώπιση των αναγκών με τους καλύτερους και οικονομικά αποδοτικότερους τρόπους. Πράγματι, η διαχείριση εγκαταστάσεων περιλαμβάνει ευρύ φάσμα ευθυνών, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

Παρακολούθηση της αποτελεσματικότητας του οργανισμού. Ο συντονισμός του προσωπικού, των μηχανημάτων, των προμηθειών, των έργων που βρίσκονται σε εξέλιξη, των τελικών προϊόντων και των παραδόσεων πρέπει να γίνει ώστε η επιχείρηση να είναι επιτυχής.
Εξασφάλιση ότι η επιχείρηση λαμβάνει τα μέγιστα που μπορεί για τις δαπάνες που σχετίζονται με τις εγκαταστάσεις της (αυτό γίνεται συχνά μέσω της τυποποίησης των αναγκών σε ολόκληρη την εταιρεία, ώστε να είναι δυνατή η αγορά μεγάλων ποσοτήτων των απαραίτητων προϊόντων).
Προμήθεια ακινήτων, χρηματοδοτική μίσθωση και διάθεση (ή κατασκευή, ανακαίνιση και μετεγκατάσταση).
Διασφάλιση ότι οι διαφορετικές διαδικασίες και πρότυπα που υπάρχουν συμπληρώνουν αντί να αλληλοεπιδρούν μεταξύ τους.
Παρακολούθηση όλων των πτυχών της συντήρησης της εγκατάστασης έτσι ώστε η επιχείρηση να μπορεί να λειτουργεί με την υψηλότερη δυναμικότητα.
Παρακολούθηση και αντιμετώπιση περιβαλλοντικών προβλημάτων, υγείας και ασφάλειας.
Εξασφάλιση συμμόρφωσης της εγκατάστασης με τους σχετικούς κανονιστικούς κώδικες και κανονισμούς.
Προβλέψεις μελλοντικών αναγκών εγκατάστασης σε τομείς τόσο διαφορετικούς όσο οι προμήθειες φθορισμού, νέος χώρος για εκτεταμένες γραμμές συναρμολόγησης, αυτοματισμοί και καλωδίωση για νέα δίκτυα υπολογιστών.
Εκπαίδευση του εργατικού δυναμικού για όλα τα πρότυπα και τις διαδικασίες, από την παραγγελία των προμηθειών γραφείου έως τις απαιτούμενες ενέργειες σε περίπτωση καταστροφής.

Ο αναβαθμιστικός χαρακτήρας της διαχείριση εγκαταστάσεων

Η διαχείριση εγκαταστάσεων συνδέεται παραδοσιακά με τις υπηρεσίες διαχείρισης, τις ταχυδρομικές θυρίδες και την ασφάλεια. Από τα μέσα του εικοστού αιώνα, η διαχείριση εγκαταστάσεων έχει εξελιχθεί σε απαιτητική πειθαρχία. Παράγοντες που οδηγούν στην πολυπλοκότητα της εργασίας του διευθυντή της εγκατάστασης είναι πολυάριθμοι. Για παράδειγμα, οι εγκαταστάσεις έχουν γίνει πολύ μεγαλύτερες και πιο περίπλοκες, συχνά βασίζονται σε μηχανογραφημένα και ηλεκτρονικά συστήματα υποστήριξης που απαιτούν εμπειρογνωμοσύνη για λειτουργία και επισκευή. Τα δίκτυα προσωπικών υπολογιστών, τα εξελιγμένα τηλεπικοινωνιακά συστήματα και άλλα τεχνολογικά εργαλεία έχουν αυξήσει σημαντικά τις απαιτήσεις της διαχείρισης εγκαταστάσεων τα τελευταία 20 χρόνια.

Φυσικά, πολλοί άλλοι παράγοντες έχουν επηρεάσει τις προκλήσεις της διαχείρισης εγκαταστάσεων τα τελευταία χρόνια. Για παράδειγμα, η νεοσυσταθείσα εταιρική συνείδηση κόστους που προέκυψε κατά τη διάρκεια της δεκαετίας του 1980 έχει δώσει έμφαση στην λειτουργική αποδοτικότητα. Γράφοντας στο IIE Solutions, ο Steven M. Price συνοψίζει την κατάσταση του διευθυντή εγκατάστασης ως εξής: «Οι επαγγελματίες των εγκαταστάσεων καλούνται να περιορίσουν το κόστος, επιτυγχάνοντας τη μέγιστη ωφέλιμη χρήση – δηλαδή, να πετύχουν περισσότερα με λιγότερα». Επιπλέον, οι φιλοσοφικές αλλαγές, όπως η αυξημένη εξάρτηση από την ομαδική εργασία, τις διαλειτουργικές ομάδες και την τηλεργασία, δημιούργησαν νέες διαστάσεις και απαιτήσεις υποδομής. Τέλος, οι ευθύνες των διευθυντικών στελεχών συνέχισαν να διευρύνονται σε όλους τους τομείς συντήρησης των εγκαταστάσεων, συμπεριλαμβανομένης της διασφάλισης ότι η επιχείρηση τηρεί τις κανονιστικές απαιτήσεις σε τομείς όπως η πρόσβαση με αναπηρία, ο χειρισμός και η διάθεση επικίνδυνων υλικών και άλλα θέματα «ασφαλούς εργασίας».

Το τελικό αποτέλεσμα της νέας τεχνολογίας, των πιέσεων απόδοσης και των κυβερνητικών κανονισμών ήταν η επέκταση του ρόλου της διαχείρισης εγκαταστάσεων. Μέχρι τη δεκαετία του 1990, οι διευθυντές εγκαταστάσεων ήταν συχνά πολύ εκπαιδευμένοι και μορφωμένοι και έτοιμοι να φορούν πολλά «καπέλα». Ανάλογα με το μέγεθος του συγκροτήματος, ο διαχειριστής πιθανότατα θα είναι υπεύθυνος για τη διεύθυνση ενός προσωπικού διαχείρισης και συντήρησης. Εκτός από την επίβλεψη των σημαντικών καθηκόντων που σχετίζονται με την συνήθη συντήρηση, την ταχυδρομική υπηρεσία και τις δραστηριότητες ασφαλείας, μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για την παροχή υπηρεσιών μηχανικού και αρχιτεκτονικής, την πρόσληψη υπεργολάβων, τη συντήρηση συστημάτων πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών και ακόμη και την αγορά, ακινήτων ή γραφείων.

Για παράδειγμα, υποθέστε ότι μια εταιρεία αποφάσισε να ενοποιήσει πέντε υποκαταστήματα σε μια κεντρική μηχανογραφημένη εγκατάσταση. Μπορεί να είναι η δουλειά του διευθυντή εγκατάστασης να σχεδιάζει, να συντονίζει και να διαχειρίζεται την κίνηση. Μπορεί να χρειαστεί να βρει τον νέο χώρο και να διαπραγματευτεί μια αγορά. Και αυτός ή αυτή θα πρέπει πιθανότατα να καθορίσει ποια έπιπλα και εξοπλισμό μπορούν να μεταφερθούν στο νέο γραφείο και πότε και πώς να το πράξουν με μια ελάχιστη διακοπή της λειτουργίας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη διαπραγμάτευση των τιμών για νέα έπιπλα και εξοπλισμό ή ανάγκες εξισορρόπησης με περιορισμένο προϋπολογισμό. Το τμήμα διαχείρισης εγκαταστάσεων μπορεί επίσης να παρέχει υπηρεσίες μηχανικού και αρχιτεκτονικού σχεδιασμού για το νέο χώρο και ακόμη και να παρέχει πληροφορίες για την επιλογή νέων υπολογιστών και συστημάτων πληροφοριών. Η εισαγωγή θα είναι ο σχεδιασμός και η εφαρμογή διαφόρων μέτρων ασφαλείας και συστημάτων που μειώνουν τον κίνδυνο κλοπής και εξασφαλίζουν την ασφάλεια των εργαζομένων. Ο διαχειριστής θα είναι επίσης υπεύθυνος για την εξέταση των ομοσπονδιακών, κρατικών και τοπικών κανονισμών. Θα πρέπει να εξασφαλίσει ότι το συγκρότημα συμμορφώνεται με τις εντολές που σχετίζονται με τον νόμο για τους Αμερικανούς με Αναπηρίες (ADA), τον καθαρό αέρα και άλλους κανονισμούς προστασίας του περιβάλλοντος και άλλους κανόνες. Η ADA επιβάλλει έναν κατάλογο απαιτήσεων που σχετίζονται με την πρόσβαση των εργαζομένων με αναπηρία και την πρόσβαση προσφύγων με τις οποίες πρέπει να συμμορφώνονται οι περισσότερες εγκαταστάσεις, ενώ οι νόμοι για τον καθαρό αέρα επιβάλλουν πρότυπα για την ποιότητα του εσωτερικού αέρα και τις επικίνδυνες εκπομπές. Ομοίως, άλλοι νόμοι ρυθμίζουν την κατανάλωση ενέργειας, την ασφάλεια, το κάπνισμα και άλλους παράγοντες που εμπίπτουν στην ευθύνη του διαχειριστή εγκατάστασης.

Διαχείριση εγκαταστάσεων στο μέλλον

Οι αναλυτές πρότειναν ότι οι εξελισσόμενες επιχειρηματικές πραγματικότητες στο πεδίο της βελτίωσης της διαδικασίας, του περιορισμού του κόστους, των επιταχύνσεων της ταχύτητας προς την αγορά, του ποιοτικού ελέγχου και των ρυθμίσεων και των εννοιών του χώρου εργασίας θα έχουν μεγάλο αντίκτυπο στις μελλοντικές έννοιες της διαχείρισης εγκαταστάσεων. Η πρόκληση για τους διαχειριστές εγκαταστάσεων θα είναι η ενσωμάτωση των εργαζομένων με γνώση, σε ένα δυναμικό επιχειρηματικό περιβάλλον του παγκόσμιου ανταγωνισμού, των τεχνολογικών εξελίξεων, των απειλών για την ασφάλεια και των μεταβαλλόμενων αξιών. Ο Steven M. Price, στο άρθρο του ΙΙΕ Solutions με τίτλο «Σχεδιασμός εγκαταστάσεων: Προοπτική για την εποχή της πληροφορίας», διατύπωσε τέσσερις βασικές αρχές που πιθανόν θα αποτελέσουν τις βάσεις του μελλοντικού σχεδιασμού δημοσιονομικής διαχείρισης:

Η κατανόηση του εξελισσόμενου χαρακτήρα της επιχείρησης που βασίζεται στη γνώση – «Το νέο εργατικό δυναμικό και το περιεχόμενο του έργου, μεταναστεύουν από έναν γραφειοκρατικό έλεγχο των πόρων και την κίνηση των υλικών μέσω μιας διαδικασίας προς μια ιδιαίτερα ευέλικτη και δικτυωμένη οργάνωση της οποίας η προστιθέμενη αξία είναι η αξιοποίηση εξειδικευμένης γνώσης και πληροφοριών για την επίλυση πολύπλοκων προβλημάτων», γράφει ο Price.
Κατανόηση των τάσεων του χώρου εργασίας – Ο Price και άλλοι αναλυτές επιχειρήσεων πιστεύουν ότι οι τεχνολογίες πληροφορικής και επικοινωνιών μετασχηματίζουν θεμελιωδώς το τοπίο στο χώρο εργασίας. Καθώς οι κοινές θέσεις εργασίας, η τηλεργασία, οι εγχώριες επιχειρήσεις, οι ευέλικτες ώρες εργασίας και άλλες τάσεις προσφέρουν περαιτέρω επιτεύγματα στον επιχειρηματικό κόσμο, οι φιλοσοφίες διαχείρισης εγκαταστάσεων θα πρέπει να συμβαδίζουν.
Κατανόηση του τρόπου με τον οποίο οι νέες τεχνολογίες έχουν απομακρύνει τους παλαιούς περιορισμούς στη διεξαγωγή των επιχειρήσεων – Αυτό σημαίνει ότι αναγνωρίζεται το γεγονός ότι, «η άρση των φυσικών περιορισμών που προκαλούνται από τις τεχνολογίες των μεταφορών και των επικοινωνιών έχει αλλάξει το πεδίο, τη στρατηγική και τη δομή του επιχειρηματικού κόσμου».
Κατανόηση των βασικών αρχών του “Job Factor” – Ο Price παρατήρησε ότι η IBM και άλλες εταιρείες έχουν αναπτύξει φιλοσοφίες διαχείρισης εγκαταστάσεων που μελετούν την αλληλεπίδραση όλων των παραγόντων της εργασίας, συμπεριλαμβανομένων εκείνων του φυσικού περιβάλλοντος και του περιεχομένου της εργασίας.

Σύμβαση διαχείρισης εγκαταστάσεων

Ο αυξανόμενος αριθμός μεγάλων επιχειρήσεων επιλέγει να αναθέσει τα καθήκοντά τους στη διαχείριση εγκαταστάσεων σε εξειδικευμένες εταιρείες που λειτουργούν το συγκρότημα για τον ιδιοκτήτη σε συμβατική βάση. Αυτή η ρύθμιση έχει γίνει πιο συνηθισμένη εν μέρει λόγω της αυξανόμενης εμβέλειας και της πολυπλοκότητας της διαχείρισης εγκαταστάσεων. Οι εταιρείες που μισθώνουν διαχειριστές συμβάσεων προτιμούν να επικεντρωθούν σε άλλους στόχους, όπως η παραγωγή ενός προϊόντος ή η παροχή μιας υπηρεσίας. Πολλές από αυτές τις επιχειρήσεις διαπιστώνουν ότι η εξωποβολή των καθηκόντων διαχείρισης εγκαταστάσεων σε έναν ειδικό μειώνει το κόστος και βελτιώνει τις λειτουργίες.

Οι διευθυντές των εγκαταστάσεων μπορούν να προσληφθούν με σύμβαση για τη διαχείριση ενός ολόκληρου συγκροτήματος ή ενός μόνο τμήματος μιας μεγάλης επιχείρησης. Για παράδειγμα, ορισμένες εταιρείες προσλαμβάνουν διαχειριστές εγκαταστάσεων οι οποίοι ειδικεύονται στην παροχή υπηρεσιών διαχείρισης. Σε κάθε περίπτωση, η εταιρεία αναμένει να επωφεληθεί από την εμπειρία της διευθύντριας / εταιρείας διαχείρισης που προσλαμβάνει. Ένας εργολάβος που διαχειρίζεται συστήματα επεξεργασίας δεδομένων, για παράδειγμα, μπορεί να φέρει την τεχνική τεχνογνωσία που ο εργοδότης του θα δυσκολευτεί πολύ να καλλιεργήσει εσωτερικά. Ομοίως, ένας ιδιοκτήτης του χώρου αναψυχής που απασχολεί διευθυντή εγκατάστασης ειδικευμένο στη λειτουργία αθλητικών συγκροτημάτων μπορεί να επωφεληθεί από το μείγμα των γνώσεων του αναδόχου σχετικά με την τήρηση των νόμων, τη λογιστική και την υποβολή εκθέσεων, καθώς και τον αθλητικό μάρκετινγκ, μεταξύ άλλων λειτουργιών.

Εκτός από την εμπειρογνωμοσύνη και την αποτελεσματικότητα, πολλά άλλα οφέλη παρέχονται από διευθυντές εγκαταστάσεων. Ένα τέτοιο όφελος είναι η μειωμένη ευθύνη για το προσωπικό. Αναθέτοντας σε μια επιχείρηση να διαχειρίζεται ένα από τα εργοστάσιά της, ένας οργανισμός μπορεί να μειώσει σημαντικά τη συμμετοχή του στο προσωπικό, την κατάρτιση, τα έξοδα αποζημίωσης των εργαζομένων και τις διαφορές, τα οφέλη των εργαζομένων και τα παράπονα των εργαζομένων. Εξαλείφει επίσης τις γενικές ευθύνες διαχείρισης και μισθοδοσίας – αντί να παρακολουθεί ώρες και να γράφει επιταγές για ένα ολόκληρο προσωπικό, πληρώνει απλώς την εταιρεία διαχείρισης εγκαταστάσεων. Επιπλέον, μια εταιρεία που προσλαμβάνει μια εταιρεία διαχείρισης εγκαταστάσεων μπορεί γρήγορα να μειώσει ή να αυξήσει το προσωπικό της, όπως το επιλέγει χωρίς να ανησυχεί για τις νομιμοποιήσεις των προσλήψεων ή των αποχωρήσεων.

Εάν μια μικρή επιχείρηση επιλέγει να αναθέσει σε τρίτους ή να διατηρήσει τον εσωτερικό έλεγχο των διαδικασιών διαχείρισης της εγκατάστασης, οι απώτεροι στόχοι είναι οι ίδιοι. Όπως επεσήμανε ο Raymond O’Brien στην τεχνολογία διαχείρισης των γραφείων, «τόσο το εσωτερικό τμήμα διαχείρισης εγκαταστάσεων όσο και οι εξωτερικές υπηρεσίες πρέπει να αναγνωρίσουν ότι η επιχείρηση διαχείρισης εγκαταστάσεων αλλάζει. Ενώ, παραδοσιακά, ο εσωτερικός σχεδιασμός καθοδηγείται από προκαταλήψεις για το τι είναι κατάλληλο, οι επιχειρήσεις σήμερα όλο και περισσότερο δεν διεξάγονται με παραδοσιακό τρόπο ή σε παραδοσιακές τοποθεσίες. Η αλλαγή των ρόλων, σε συνδυασμό με την αλλαγή της τεχνολογίας, οδηγεί στο περιβάλλον του μέλλοντος».

Αν και συμφώνησε ότι ο τομέας της διαχείρισης εγκαταστάσεων βρίσκεται σε κατάσταση εξέλιξης προς το παρόν, ο O’Brien υποστήριξε ότι η διαχείριση της ποιότητας των εγκαταστάσεων θα μπορούσε να αποτελέσει ακόμα μεγαλύτερο πλεονέκτημα για τις προσεγμένες επιχειρήσεις στο μέλλον: «Η διαχείριση εγκαταστάσεων προσφέρει υπηρεσίες επιχειρηματικού πνεύματος. Είτε εργάζεστε σε μια εταιρία είτε είστε outsourced service provider, οι ευφάνταστοι διευθυντές εγκαταστάσεων μπορούν να βρουν μυριάδες τρόπους για να βελτιώσουν την εξυπηρέτηση της επιχείρησης ή του πελάτη δημιουργώντας παράλληλα μια ενδιαφέρουσα και γεμάτης προκλήσεις θέση για τον εαυτό τους».

Διαβάστε περισσότερα εδώ.